Openbaarheid van bestuur - toegang tot bestuursdocumenten

Overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018 heeft elke burger het recht om bestuursdocumenten in te kijken, er uitleg over te vragen of er een kopie van te krijgen.

Wat is een bestuursdocument?

Het begrip bestuursdocument is zeer ruim: het gaat over alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie.  Dit wil zeggen dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):

• schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
• bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...
• foto's, geluids- en beeldopnamen
• ...

Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben.

De aanvraag moet steeds betrekking hebben op bestaande documenten. Er kan dus niet gevraagd worden om:

• gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden;
• de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren;
• bijkomende uitleg op te schrijven;
• een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als een document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.

Uitzonderingsgronden

In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar.  De wetgeving voorziet een aantal uitzonderingen.  Als de aanvraag aan een van de uitzonderingen voldoet, kan er beslist worden om het gevraagde bestuursdocument niet of slechts gedeeltelijk openbaar te maken.

Een volledig overzicht van de uitzonderingsgronden vind je hier: https://www.vlaanderen.be/uitzonderingen-op-de-openbaarheid-van-bestuur

Wie kan een bestuursdocument aanvragen?

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

Procedure

De aanvraag om een bestuursdocument in te kijken, er een kopie van te krijgen of er uitleg over te krijgen kan gebeuren via brief (gemeente/OCMW Tessenderlo, ter attentie van de algemeen directeur,  Markt 15A, 3980 TESSENDERLO) of per mail (secretariaat@tessenderlo.be ter attentie van de algemeen directeur) met duidelijke vermelding dat het gaat om een vraag in het kader van openbaarheid van bestuur.

Je geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking je verkiest:

• inzage in het document (gratis);
• uitleg over het document (gratis);
• een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).

Je aanvraag vermeldt volgende gegevens:

• naam en adres (in voorkomend geval de naam en adres van de persoon voor wie je  de aanvraag doet);
• over welk bestuursdocument het gaat;
• de vorm waarin je het bestuursdocument wenst te ontvangen: op papier of digitaal.

Bij ontvangst wordt je aanvraag ingeschreven in een speciaal voorzien register.  innen een termijn van 20 kalenderdagen vanaf de registratie van de aanvraag in het register, mag je een beslissing verwachten.  De termijn van 20 dagen kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen in twee gevallen:

• als er meer tijd nodig is om de aanvraag te toetsen aan de uitzonderingsgronden;
• als de opgevraagde informatie moeilijk op korte tijd verzameld kan worden.

De beslissing wordt genomen door de algemeen directeur.  Er zijn drie mogelijke beslissingen:

• het document wordt openbaar gemaakt;
• het document wordt gedeeltelijk openbaar gemaakt omwille van een uitzonderingsgrond;
• het document wordt niet openbaar gemaakt omwille van een uitzonderingsgrond.

Bouwplannen

Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd tot 70 jaar na het overlijden van de architect.

Je kan alleen kopie of afschrift krijgen als je:

• eigenaar bent en dat schriftelijk kan bewijzen (bv. eigendomsakte, kadastrale legger, …);
• en op eer verklaart dat je het afschrift van de bouwplannen alleen voor privédoeleinden gebruikt.

Tip:

Voortaan kan elke burger alle aktes waarin hij betrokken partij is en die opgenomen zijn in de hypotheekregisters via het portaal ‘MyMinfin’ raadplegen en downloaden. Het gaat louter om aktes die een hypothecaire inschrijving bevatten en dit sinds 2001. De geraadpleegde documenten via MyMinfin vormen geen rechtsgeldig bewijs, maar zijn louter een kopie.

Beroep tegen de beslissing van de algemeen directeur

Tegen de beslissing van de algemeen directeur kan je beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88, bus 100, 1000 BRUSSEL). Je beschikt daarvoor over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing is verstuurd.